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档案库房规定是要做到九防的，其中就有防虫一项，库房里要做好通风，控制温度，也可以使用杀虫剂。
人事科的档案室仅限于人事的档案管理，档案室除人事之外还包括其他的行政各项档案材料的保管。
档案室也叫档案馆，是各机关统一保存和管理本机关档案的内部机构
档案室（Archives Center）是各机关（包括团体、学校、工厂、企业、事业单位等）统一保存和管理本机关档案的内部机构，是整个机关的组成部分，是属于机关管理和研究咨询性质的专业机构。
党、政、军等机关单位的档案室，又是机关的机要部门之一。从全国档案工作来说，档案室是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。
资料室。档案室是各机关(包括团体、学校、工厂、企业、事业单位等)统一保存和管理本机关档案的内部机构，是整个机关的组成部分，是属于机关管理和研究咨询性质的专业机构。党、政、军等机关单位的档案室，又是机关的机要部门之一。从全国档案工作来说，档案室是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。
要看你单位所用的档案管理软件对硬件的要求。
若单位没有应用档案管理系统的，能用office就行，XP系统就足够了。
若单位有专用的档案管理系统，一般要求至少win7起步，对硬件配置有最低要求，内存一定要大一些，否则根本无法使用，简直慢死人。
一、档案搬迁的流程
1、前期准备
做好库房各类档案的整理、做好车辆租用，验证司机身份证，车辆自备帐篷、向各乡镇有关单位发通知。
2、搬运档案
档案运输过程中，实行专人押车，做好交接工作。
3、入库上架
集中分类上架
4、核对统计
档案上架后做好整理、核对和统计工作。
各档案库的建筑及技术参数:
1.各馆室的最小面积应能容纳目前资料的存放，而且要考虑到以后的发展空间发展空间。
2.地面承重最大容量为1240公斤/平米，不能小于800公斤/平米，采用密集架时不应大于1200公斤/平米。
3.密集架每组分为六层搁板，每层搁板承重为80公斤，柜体自重为80公斤。
4.每组柜体存放档案盒的多少根据档案盒子尺寸来计算。
5.一般档案室门高2m，宽1m，特殊档案室可加高，加宽门。要求门窗必须加防尘橡胶条密封，窗户建议采用防盗窗，门采用防火、防盗门。
6.给水管、排水管、雨水管不宜穿越档案室(库)，消防栓不应设在档案室(库)内，应设在明显而又易于取用的走廊内或楼梯间附近。
7.空调安装位置应避免空调出风直接吹向文件资料。
8.馆室内应避免真菌、霉菌等微生物的繁殖，防止啮齿类动物(如老鼠等)的存在。管道通过墙壁或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实，其他墙身孔洞也应采取防护措施，底层地面应采用坚实地坪。 库房： 1.档案库房、阅览室、办公室要分开，但是不能相距太远； 2.库房的面积要满足单位档案管理员的要求，并有一定的预留空间； 3.档案库房要实现三铁：即铁门、铁窗、铁柜； 4.档案库房要达到八防：即防火、防盗、防光、防潮、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物（虫、霉、鼠等） 设备： 1.档案盒使用无酸纸封底面； 2.档案柜数量充裕、质量好；
一、档案室建设标准之温湿度要求
按照《档案馆建筑设计规范》、《档案库房空气质量检测技术规范》和《档案馆空调系统设计规范》、《档案馆温湿度管理暂行规定》的要求，档案室(含胶片室、磁带室)的温度应控制在14～24℃，有设备的档案室日变化幅度不超过2℃，相对湿度应控制在45～60%，有设备的库房日变化幅度不超过±5%，每昼夜温度波动值在±2 度。
二、档案室建设标准之空间规划
档案室中的阅览室是专门为阅览者查看档案而设立的。阅览室应采用单独的房间，如果条件不具备，也可以在办公室中设立阅览桌。独立阅览室应有窗，自然采光好，避免阳光直射或炫光，可安装窗帘或百叶窗等遮阳装置，辅之以人工光源；应有自然通风，室内应设置空调或通风设备，供冬天和夏天使用。应摆放一定的桌椅、电脑，提供档案检索工具。
办公室是档案管理人员进行日常办公的场所，面积根据办公人员数量和办公需要确定，一般在10~20㎡。办公室应设有堆放有待著录或编目的档案卷宗的大办公桌，以及档案管理工作所需要的设备，如计算机、打印机、装订机等。
三 档案室建设标准之物质条件
装具：装具即用以存放档案的柜、架、箱。一般而言，封闭式的柜、箱比敞开式的架子更有利于对档案的保护。柜、架、箱的制成材料最好为金属物，这样更有利于防火。档案室要有足够数量的档案箱柜，要能存放现有的档案和未来10~20年的档案。可考虑使用密集型活动档案柜。这种平时合为一体，同时可打开的装具比之传统的单个单列、摆放位置固定装具有较全面的优越性。他不仅具有防火、防光、防尘的性能，而且可大幅节省库房空间和库房建筑费用，一般而言，他可比常规的固定柜架节省近2/3的库房面积。但安装使用密集型活动档案柜，对地面的承重能力有较高的要求。楼板承受力一般需要每平方米1200kg以上，同时也考虑整个建筑物的坚固程度及其使用年限长短等相关因素。
档案室制度有：
1、室（库）内必须配备灭火器、消防栓，始终保持完好率达到100%。严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品及杂物，严禁明火，严禁非管理人员入内。确因工作需要进入时，要经领导批准，并由本室（库）管理人员陪同。门要加固防盗门。进出室（库）随时关灯、锁门，
2、进档案室（库）内查阅资料，查阅者不得大声喧哗。要爱护档案，不得撕页、涂改，沾口水翻页，一旦发现由查阅者负全部责任。
3、未经批准，任何人不准将档案带出档案室（库），更不准私自摘抄、外传，严格遵守保密制度。
4、档案工作人员对所保管的档案，要定期检查，做出记录，不得擅自转移、分散和销毁档案，发现破损或褪变的档案要及时采取措施进行修复或复制。
5、查阅员工原始人事档案前必须填写《查阅员工人事档案申请单》，经主管领导审批后，由人资行政部统一办理，其它任何部门无权查阅员工原始档案。
6、 员工存档卡由人资行政部负责统一保管，员工离职办理完毕各种手续后，退回本人或由人资行政部负责办理原始档案调出手续。
7、非本企业人员查阅原始档案，原则上不予办理，政府职能部门如查阅员工原始人事的档案，按原始人事档案查阅审批程序，人资行政部协调办理。
8、员工在本企业工作期间，如有些情况需存入其原始人事档案中，需填写《员工原始人事档案补充资料申请表》，经主管领导审批后，由人资行政部办理。
9、必须定期检查、清点库藏档案和资料。发现霉烂、褪变、破损或帐物不符时，必须及时追查、处理和修复。因失职而损毁、丢失档案者，按档案法规严肃处理。
10、重点建设项目和重点工程，在立项之初及竣工完成之间所形成的资料在第一时间移交给综合档案室。
11、凡归档的文件材料，均须去掉订书针、别针、大头针……等金属物；如有破损者，应按裱糊技术要求托裱；如有字迹扩散褪变者，应复制，复制件与原件一并归档。
12、因单位、家庭、个人工作、生活需要的，都可借阅已开放档案，但原则上只能在阅文室内查阅,确实要借出的档案,必须经分管领导签批，方可办理借阅手续,借阅时间一般不超过一周。
13、查找利用档案者，一律凭单位介绍信、个人身份证或其他有效证件，办理登记手续后，方可查阅。
14、查阅档案者，要爱护档案，严禁在档案材料上画图、划线、折叠、涂改、撕页、拆卷等。借阅的档案要妥善保管，不得转借、遗失。不准将档案材料带回家或放在不安全的地方，更不准将档案保密内容外泄。
15、国家规定应向当地档案馆移交的永久和长期保管档案，必须按规定时间办理移交手续，并妥善保管交接凭证，还应在检索工具上注明。
16、档案工作人员调离工作后，必须办完移交手续后，方可离岗办理调离手续。
档案柜(如选择密集架需考虑楼板承重),除湿机,空调设备,打孔装订机,切纸刀,防磁音像柜,计算机及档案软件,,扫描仪.应该是这些. 还有防火要求，配备灭火器或自动灭火设备。
档案装具(档案盒)不是设备,还有办公桌椅那是必然要有的了. 总之，要防潮、防光、防霉、防虫、防鼠、防尘、防盗、防火，是基本要求。
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